اللوائح والسياسات


  • سياسة إدارة المتطوعين 
مقدمة
 يعتبر العمل التطوعي ركيزة أساسية في بناء المجتمع ونشر التماسك الاجتماعي بين أفراد المجتمع ، والعمل التطوعي ممارسة إنسانية ارتبطت ارتباطاً وثيقاً بكل معاني الخير والعمل الصالح عند الكل المجموعات البشرية منذ الأزل ومما لا شك فيه أن العمل التطوعي قد ارتبط ارتباطا وثيقا بتعاليم ديننا الحنيف الذي أبرز هذه الأعمال التطوعية الخيرية في أبهى صورها إذ يقول الله سبحانه وتعالى : (( ومن تطوع خيرا فإن الله شاكر عليم )) ، وهو ما يدل على أن التطوع في أعمال الخير يستوجب شكر الله لعباده ودليل قاطع على مشروعية الخدمة التطوعية والحث عليها.
ويمكن التمييز بين شكلين أساسيين من أشكال العمل التطوعي 
العمل التطوعي الفردي 
وهو عمل أو سلوك اجتماعي يمارسه الفرد من تلقاء نفسه وبرغبة منه وإرادة ولا يبغي منه أي مردود مادي، ويقوم على اعتبارات أخلاقية أو اجتماعية أو إنسانية أو دينية .
العمل التطوعي المؤسسي 
 وهو أكثر تقدماً من العمل التطوعي الفردي وأكثر تنظيماً وأوسع تأثيراً في المجتمع و توجد في المملكة العربية السعودية مؤسسات متعددة وجمعيات أهلية تساهم في أعمال تطوعية كبيرة لخدمة المجتمع  
المادة الأولى: التعريف
(أ) تعريف التطوع
التَّطوع :  هو الجهد الذي يبذله الإنسان عن رغبة واختيار بغرض أداء واجب اجتماعي دون توقع مقابل مالي
المتطوع : هو الشخص الذي يتمتع بمهارة أو خبرة معينة والذي يستخدمها لأداء واجب اجتماعي عن طواعية واختيار ودون توقع مقابل مالي
العمل التطوعي : هو تقديم العون والنفع لمن يحتاج إليه دون مقابل مادي أو معنوي
 
المادة الثانية: أهمية التطوع
تكمن أهمية العمل التطوعي في أنه تعبير مهم عن حيوية المجتمع وتفاعله ومدى إيجابيتها ، وقد أصبح تقدم المجتمعات الإنسانية يقاس بحجم المنظمات التطوعية وإعداد المتطوعين بها ,ويعد التطوع كعمل خيري وسيلة لراحة النفس والشعور بالاعتزاز والثقة بالنفس عند من يتطوع؛ لأنه فعالية تقوي عند الأفراد الرغبة بالحياة والثقة بالمستقبل حتى أنه يمكن استخدام العمل التطوعي لمعالجة الأفراد المصابين بالاكتئاب والضيق النفسي والملل ؛ لأن التطوع في أعمال خيرية للمجتمع يساعد هؤلاء المرضى في تجاوز محنتهم الشخصية والتسامي نحو خير يمس محيط الشخص وعلاقاته ، ليشعروا بأهميتهم ودورهم في تقدم المجتمع الذي يعيشون فيه؛ مما يعطيهم الأمل بحياة جديدة أسعد حالاً
المادة الثالثة : أهداف التطوع في الجمعية
 دعم وتطوير الروح التطوعية لدى المجتمع والتركيز على فئة الشباب خاصةً لبناء واستثمار إمكانياتهم في عملية التنمية الاجتماعية  
 إخلاص العمل لله عز وجل، والحذر من الوقوع في الرياء أو تقديم حظ النفس  
إعداد جيل يحمل على عاتقه هم هذا الدين ونشره بين الناس 
إشراك المتطوعين في نشر رسالة الجمعية 
 إكساب المتطوعين مهارات جديدة 
حث المتطوعين على الإنجاز والتفوق
العمل على توثيق العلاقة والتعاون بين الجمعية والمؤسسات الأخرى 
المادة الرابعة : أقسام المتطوعين:
 متطوع مستمر(أ)
وهو الشخص الذي يوافق على الالتزام بلائحة الجمعية للأعمال التطوعية وتنفيذ المهام التي تُسند إليه فيها بصفة دائمة.
(ب)متطوع موسمي
وهو الشخص الذي يوافق على مساعدة الجمعية في موسم معين مثل موسم رمضان أو موسم الحج وغيره من المواسم .
(ج) متطوع تحت الطلب
وهو الشخص الذي يوافق على تنفيذ مهمة ذات طابع معين لتوفر مهارات خاصة لديه، مثل الطباعة والتصميم والإخراج وغيره
المادة الخامسة: تصنيف المتطوعين
متطوع من الدرجة الأولى: وهو المتطوع المستمر
متطوع من الدرجة الثانية: وهو المتطوع الموسمي والذي تحت الطلب
المادة السادسة: الجهة المسؤولة عن المتطوع
قسم المتطوعين : وهو المسؤول عن المتطوعين في الجمعية ؛ إذا يقوم رئيس القسم باستقبال المتطوع ويقدم له النموذج الخاص بالمتطوعين ليقوم بتعبئة البيانات الخاصة به لتحديد ميوله وقدراته، وبناء على هذه البيانات يتم تحويله إلى القسم المختص للاستفادة منه
المادة السابعة : الواجبات والحقوق 
( أ ) الأمور التي يجب أن يلتزم بها المتطوع
.فهم طبيعة العمل في الجمعية قبل مباشرته والقدرة على أدائه
.أخذ العمل مأخذ الجد والمسئولية أمام الله تعالى ثم أمام الجمعية
.الانضباط في العمل ( حسب الاتفاق ) وعدم تركه دون إشعار إدارة الجمعية
لتقيد بالتعليمات الصادرة إليه وتقبل التوجيه
الالتزام بالأخلاق الحسنة والانسجام مع العاملين بالجمعية
المحافظة على سرية المعلومات وممتلكات الجمعية وخصوصياته
عدم احتكار الخبرات والمهارات ومحاولة إيصالها لجميع المتطوعين من زملائة
إتباع التسلسل الإداري في الإجراءات الإدارية
عدم إساءة استعمال مركزه في الجمعية لتحقيق فائدة شخصية
( ب ) يحق للمتطوع ما يلي
التعرف على الجمعية وإداراتها ونشاطاتها وكذلك احتياجاتها
تحديد مهام واضحة ومحددة  ومناسبة لإمكانيات المتطوع
اعطاؤه حقه من التقدير والاهتمام مع مراعاة التزاماته الخاصة
التمكين ويشمل التجهيزات والصلاحيات
المشاركة في التخطيط واتخاذ القرارات مع التقدير لآرائه واقتراحاته
إيجاد بيئة عمل مناسبة
وجود إدارة متعاونة معه
وضوح أهداف الجمعية وبرامجها ومناسبتها لحاجة المجتمع
المادة الثامنة : آلية التحاق المتطوعين بالجمعية 
يتم الالتحاق بشؤون المتطوعين عبر مايلي
تعبئة النموذج الخاص بالتسجيل
إحضار صورة البطاقة الشخصية
المادة التاسعة : طرق استدعاء المتطوعين
يتم التواصل مع المتطوعين عبر أحد القنوات التالية
عن طريق الجوال , البريد الالكتروني , وسائل التواصل
المادة العاشرة : معايير تقييم عمل المتطوع
يتم تقييم المتطوع من خلال
الوقت الذي يعطيه للجمعية
مدى الاستجابة والتعاون
الى أي مدى يمكنه الاستمرار في العمل التطوعي
سلوكيات المتطوع

المادة الحادي عشرة : إنهاء خدمات المتطوع
يحق لإدارة الجمعية إنهاء خدمات المتطوع خلال فترة تطوعه معها في الحالات التالية 
   مخالفته أنظمة الجمعية والتعليمات المعمول به
   اذا أخفق المتطوع في أداء الرسالة إلى حد ( غير مرض ) وفق تقرير يعده عنه رئيسه المباشر
 عدم تقبله أو تنفيذه للتوجيهات التي يتلقاها من رؤسائه
 
المراجع 
 
اعتمد مجلس إدارة جمعية ساعد الخيرية هذه السياسة في اجتماعه رقم (  21 ) المنعقد يوم الثلاثاء الموافق 24/12/2019م  وتحل هذه اللائحة محل جميع السياسات واللوائح السابقة . 
 
نموذج اعتماد من مجلس الإدارة
 
                  الحمد لله  والصلاة والسلام على رسول الله صل الله عليه وسلم وبعد
فقد اطلع مجلس إدارة جمعية ساعد الخيرية في اجتماعه رقم (  21 )  المنعقد يوم الثلاثاء الموافق 24/12/2019م  على لائحة سياسة المتطوعين  بجمعية ساعد الخيرية  وقرر المجلس اعتمادها والعمل بموجبها .
تمّ الإطلاع واعتماد هذه السياسة و العمل بموجبها من تاريخ الاعتماد
 
وبالله التوفيق ,,,
     سياسة الاحتفاظ بالوثائق واتلافها 
مقدمة 
هذا الدليل يقدم الإرشادات التي على الجمعية اتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية.
النطاق
يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح الجمعية وبالأخص رؤساء أقسام أو إدارات الجمعية والمسؤولين التنفيذيين وأمين مجلس الإدارة حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.
إدارة الوثائق
يجب على الجمعية الاحتفاظ بجميع الوثائق في مركز إداري بمقر الجمعية، وتشمل الآتي:
اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى
سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامه
سجل العضوية في مجلس الإدارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها (بالانتخاب / التزكية) ويبين فيه بتاريخ الانتهاء والسبب
سجل اجتماعات الجمعية العمومية
سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة
السجلات المالية والبنكية والعُهد
سجل الممتلكات والأصول
ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات 
سجل المكاتبات والرسائل
سجل الزيارات
سجل التبرعات
تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة العمل والتنمية الاجتماعية. ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ ويتولى مجلس الإدارة تحديد المسؤول عن ذلك.
الاحتفاظ بالوثائق
يجب على الجمعية تحديد مدة حفظ لجميع الوثائق التي لديها. وقد تقسمها إلى التقسيمات التالية:
حفظ دائم
حفظ لمدة 4 سنوات 
حفظ لمدة 10 سنوات 
يجب إعداد لائحة توضح نوع السجلات في كل قسم.
يجب الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لكل ملف أو مستند حفاظا على الملفات من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة مثل النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها وكذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات
يجب أن تحفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن مثل السيرفرات الصلبة أو السحابية أو ما شابهها
يجب أن تضع الجمعية لائحة خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق وطلب الموظف لأي ملف من الأرشيف وإعادتها وغير ذلك مما يتعلق بمكان الأرشيف وتهيئته ونظامه.
يجب على الجمعية أن تحفظ الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع للوثائق ولضمان عدم الوقوع في مظنة الفقدان أو السرقة أو التلف.
 
إتلاف الوثائق
يجب على الجمعية تحديد طريقة التخلص من الوثائق التي انتهت المدة المحددة للاحتفاظ بها وتحديد المسؤول عن ذلك.
يجب إصدار مذكرة فيها تفاصيل الوثائق التي تم التخلص منها بعد انتهاء مدة الاحتفاظ بها ويوقع عليها المسؤول التنفيذي ومجلس الإدارة.
بعد المراجعة واعتماد الإتلاف، تشكل لجنة للتخلص من الوثائق بطريقة آمنة وسليمة وغير مضرة بالبيئة وتضمن إتلاف كامل للوثائق. 
تكتب اللجنة المشرفة على الإتلاف محضرا رسميا ويتم الاحتفاظ به في الارشيف مع عمل نسخ للمسؤولين المعنيين.
سياسة الوقاية من عمليات غسيل الأموال وجرائم تمويل الإرهاب
مقدمة
تعد سياسة الوقاية من عمليات غسل الأموال وجرائم تمويل الإرهاب أحد الركائز الأساسية التي اتخذتها الجمعية في مجال الرقابة المالية وفقاً لنظام مكافحة غسل الأموال السعودي الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/31 بتاريخ 11/5/1433هـ، ولائحته التنفيذية وجميع التعديلات اللاحقة ليتوافق مع هذه السياسة. 
النطاق
تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية.
البيان
طرق الوقائية التي اتخذتها الجمعية في سبيل مكافحة عمليات غسل الأموال وجرائم تمويل الإرهاب:
تحديد وفهم وتقييم لمخاطر غسل الأموال وتمويل الإرهاب التي تتعرض لها الجمعية.
اتخاذ قرارات مبررة في شأن الحد من مخاطر غسل الأموال وتمويل الإرهاب الخاصة بالمنتجات والخدمات.
تعزيز برامج بناء القدرات والتدريب رفع كفاءة العاملين بما يتلاءم مع نوعية الأعمال في الجمعية في مجال المكافحة.
رفع كفاءة القنوات المستخدمة للمكافحة وتحسين جودة التعرف على العملاء وإجراءات العناية الواجبة.
توفير الأدوات اللازمة التي تساعد على رفع جودة وفاعلية الأعمال في الجمعية.
إقامة برامج توعوية لرفع مستوى الوعي لدى العاملين في الجمعية لمكافحة غسل الأموال وجرائم تمويل الإرهاب.
 الاعتماد على القنوات المالية غير النقدية والاستفادة من مميزاتها للتقليل من استخدام النقد في المصروفات.
التعرف على المستفيد الحقيقي ذو الصفة الطبيعية أو الاعتبارية في التبادل المالي.
السعي في إيجاد عمليات ربط الكتروني مع الجهات ذات العلاقة للمساهمة في التأكد من هوية الأشخاص والمبالغ المشتبه بها.
المسؤوليات
تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين الذين يعملون تحت إدارة وإشراف الجمعية الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بمكافحة غسل الأموال وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى الإدارة المالية نشر الوعي في ذلك الخصوص وتزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها.
وتحرص الجمعية حال التعاقد مع متعاونين على التأكد من إتباعهم والتزامهم بقواعد مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.
المراجع
اعتمد مجلس إدارة جمعية ساعد الخيرية هذه السياسة في اجتماعه رقم ( 21 )  المنعقد يوم الثلاثاء الموافق 24/12/2019م  وتحل هذه اللائحة محل جميع السياسات واللوائح السابقة . 
 
نموذج اعتماد من مجلس الإدارة
 
                        الحمد لله  والصلاة والسلام على رسول الله صل الله عليه وسلم وبعد
فقد اطلع مجلس إدارة جمعية ساعد الخيرية في اجتماعه رقم (   21 )  المنعقد يوم الثلاثاء الموافق 24/12/2019م  على لائحة سياسة وإجراءات مكافحة تمويل الإرهاب وغسل الأموال   بجمعية ساعد الخيرية  وقرر المجلس اعتمادها والعمل بموجبها .
تمّ الإطلاع واعتماد هذه السياسة و العمل بموجبها من تاريخ الاعتماد
 
وبالله التوفيق ,,,
سياسة التبليغ عن المخالفات وحماية المبلغين 
مقدمة
توجب سياسة وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات (ويشار إليها فيما بعد، "السياسة") لجمعية ..............  (ويشار إليها فيما بعد، "الجمعية") على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وموظفي ومتطوعي الجمعية الالتزام بمعايير عالية من الأخلاق الشخصية أثناء العمل وممارسة واجباتهم ومسؤولياتهم. وتضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكر عن أي مخالفة أو خطر جدي أو سوء تصرف محتمل قد تتعرض له الجمعية أو أصحاب المصلحة أو المستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب. كما يجب على كافة من يعمل لصالح الجمعية مراعاة قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسؤولياتهم والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول بها. تهدف هذه السياسة إلى تشجيع كل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات وطمأنتهم الى أن القيام بهذا الأمر آمن ومقبول ولا ينطوي على أي مسؤولية.
النطاق
تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو مسؤولين تنفيذيين أو موظفين أو متطوعين أو مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية، وبدون أي استثناء. ويمكن أيضا لأي من أصحاب المصلحة من مستفيدي ومانحي ومتبرعي وغيرهم الإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات.
المخالفات
تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أو مالية أو الإخلال بأي التزامات قانونية أو تشريعية أو متطلبات تنظيمية داخلية أو تلك التي تشكل خطراً على الصحة أو السلامة أو البيئة.
وتشمل المخالفات التي يتوجب الإبلاغ عنها، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:
السلوك غير القانوني (بما في ذلك الرشوة أو الفساد) أو سوء التصرف.
سوء التصرف المالي (بما في ذلك ادعاء النفقات الكاذبة، إساءة استخدام الأشياء القيمة، عمليات غسيل الأموال أو دعم لجهات مشبوهة).
عدم الإفصاح عن حالات تعارض المصالح (مثل استخدام شخص منصبه في الجمعية لتعزيز مصالحه الخاصة أو مصالح الآخرين فوق مصلحة الجمعية).
إمكانية الاحتيال (بما في ذلك إضاعة، إخفاء أو إتلاف الوثائق الرسمية).
الجرائم الجنائية المرتكبة، أو التي يتم ارتكابها، أو التي يحتمل ارتكابها أيا كان نوعها.
عدم الالتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية أو تطبيقها بصورة غير صحيحة.
الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة.
الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية.
التلاعب بالبيانات المحاسبية.
تهديد صحة الموظفين وسلامتهم
انتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي.
سوء استخدام الصلاحيات أو السلطات القانونية.
مؤامرة الصمت والتستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة أعلاه.
الضمانات
تهدف هذه السياسة إلى إتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضهم للانتقام أو الإيذاء نتيجة لذلك. وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته الاجتماعية في الجمعية ولأي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أية مخالفة. شريطة أن يتم الإبلاغ عن المخالفة بحسن نية وأن تتوفر لدى مقدم البلاغ معطيات اشتباه صادقة ومعقولة، ولا يهم إذا اتضح بعد ذلك بأنه مخطئ.
من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلغ، فإن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك، ما لم ينص القانون على خلاف ذلك. وسيتم بذل كل جهد ممكن ومناسب للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم البلاغ عن أي مخالفة. ولكن في حالات معينة، يتوجب للتعامل مع أي بلاغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ، ومنها على سبيل المثال ضرورة كشف الهوية أمام أي محكمة مختصة. كذلك يتوجب على مقدم البلاغ المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي موظف أو شخص آخر. ويتوجب عليه أيضا عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ. كما تضمن السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة. 
إجراءات الإبلاغ عن مخالفة
يفضل الإبلاغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل اتخاذ الإجراء المناسب في حينه.
على الرغم من أنه لا يطلب من مقدم البلاغ إثبات صحة البلاغ، إلا أنه يجب أن يكون قادراً على إثبات أنه قدم البلاغ بحسن نية.
يتم تقديم البلاغ خطيا (وفق النموذج المرفق) عن طريق
 
العنوان البريدي: _____________________________________
أو البريد الإلكتروني: _____________________________________________






معالجة البلاغ
يعتمد الإجراء المتخذ بخصوص الإبلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها. إذ قد يتطلب ذلك إجراء مراجعة غير رسمية أو تدقيق داخلي أو تحقيق رسمي. ويتم اتباع الخطوات التالية في معالجة أي بلاغ: 
يقوم __(اسم الشخص أو اللجنة المسؤولة)_ عند استلام البلاغات باطلاع رئيس مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي للجمعية (إذا لم يكن البلاغ موجها ضد الأخير (على مضمون البلاغ خلال أسبوع من استلام البلاغ.
يتم إجراء مراجعة أولية لتحديد ما إذا كان يتوجب إجراء تحقيق والشكل الذي يجب أن يتخذه. ويمكن حل بعض البلاغات بدون الحاجة لإجراء تحقيق.
يتم تزويد مقدم البلاغ خلال 10 أيام بإشعار استلام البلاغ ورقم هاتف للتواصل.
إذا تبين أن البلاغ غير مبرر، فلن يتم إجراء أي تحقيق إضافي. ويكون هذا القرار نهائيا وغير قابل لإعادة النظر ما لم يتم تقديم إثباتات إضافية بخصوص البلاغ.
إذا تبين أن البلاغ يستند الى معطيات معقولة ومبررة، يتم إحالة البلاغ إلى ___________ للتحقيق في البلاغ وإصدار التوصية المناسبة.
يجب على ___________ الانتهاء من التحقيق في البلاغ وإصدار التوصية خلال عشرة أيام عمل من تاريخ إحالة البلاغ.
ترفع _____________توصياتها إلى رئيس المجلس للمصادقة والاعتماد.
يتم تحديد الإجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق سياسة______________ وقانون العمل الساري المفعول.
متى كان ذلك ممكنا، تزويد مقدم البلاغ بمعطيات عن أي تحقيق يتم إجراؤه. ومع ذلك، لا يجوز إعلام مقدم البلاغ بأي إجراءات تأديبية أو غيرها مما قد يترتب عليه إخلال الجمعية بالتزامات السرية تجاه شخص آخر.
تلتزم الجمعية بالتعامل مع الإبلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة، ولكنها لا تضمن أن تنسجم طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدم البلاغ.


ملحق: نموذج إبلاغ عن مخالفة

معلومات مقدم البلاغ (يمكن عدم تعبئة هذا الجزء إذا لم يرغب مقدم البلاغ بكشف هويته)

الاسم


الدور الوظيفي


الإدارة 


رقم الهاتف


البريد الإلكتروني


معلومات صندوق البريد


معلومات مرتكب المخالفة

الاسم


الدور الوظيفي


الإدارة 


رقم الهاتف


البريد الإلكتروني


معلومات الشهود (إن وجدوا. وبالإمكان إرفاق ورقة إضافية في حالة وجود أكثر من شاهد)

الاسم


الدور الوظيفي


الإدارة 


رقم الهاتف


البريد الإلكتروني


التفاصيل

طبيعة ونوع المخالفة






تاريخ ارتكاب المخالفة وتاريخ العلم بها



مكان حدوث المخالفة




بيانات أو مستندات تثبت ارتكاب المخالفة




أسماء أشخاص آخرين اشتركوا في ارتكاب المخالفة




أية معلومات أو تفاصيل أخرى






تاريخ تقديم البلاغ:

التوقيع:



سياسة الاشتباه بعمليات غسل الأموال وجرائم تمويل الإرهاب
مقدمة
تعد سياسة مؤشرات الاشتباه بعمليات غسل الأموال وجرائم تمويل الإرهاب أحد الركائز الأساسية التي اتخذتها الجمعية في مجال الرقابة المالية وفقاً لنظام مكافحة غسل الأموال السعودي الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/31 بتاريخ 11/5/1433هـ، ولائحته التنفيذية وجميع التعديلات اللاحقة ليتوافق مع هذه السياسة. 
النطاق
تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية.
البيان
مؤشرات قد تدل ارتباطا بعمليات غسل الأموال أو جرائم تمويل الإرهاب:
إبداء العميل اهتماماً غير عادي بشأن الالتزام بمتطلبات مكافحة غسل الأموال أو جرائم تمويل الإرهاب، وبخاصة المتعلقة بهويته ونوع عمله.
رفض العميل تقديم بيانات عنه أو توضيح مصدر أمواله وأصوله الأخرى.
رغبة العميل في المشاركة في صفقات غير واضحة من حيث غرضها القانوني أو الاقتصادي أو عدم انسجامها مع استراتيجية الاستثمار المعلنة.
محاولة العميل تزويد الجمعية بمعلومات غير صحيحة أو مضللة تتعلق بهويته و/أو مصدر أمواله.
علم الجمعية بتورط العميل في أنشطة غسل أموال أو جرائم تمويل إرهاب، أو أي مخالفات جنائية أو تنظيمية.
إبداء العميل عدم الاهتمام بالمخاطر والعمولات أو أي مصاريف أخرى.
اشتباه الجمعية في أن العميل وكيل للعمل نيابة عن موكل مجهول، وتردده وامتناعه بدون أسباب منطقية، في إعطاء معلومات عن ذلك الشخص أو الجهة. 
صعوبة تقديم العميل وصف لطبيعة عمله أو عدم معرفته بأنشطته بشكل عام.
قيام العميل باستثمار طويل الأجل يتبعه بعد مدة وجيزة طلب تصفية الوضع الاستثماري وتحويل العائد من الحساب.
وجود اختلاف كبير بين أنشطة العميل والممارسات العادية.
طلب العميل من الجمعية تحويل الأموال المستحقة له لطرف آخر ومحاولة عدم تزويد الجمعية بأي معلومات عن الجهة والمحول إليها.
محاولة العميل تغيير صفقة أو إلغاءها بعد تبليغه بمتطلبات تدقيق المعلومات أو حفظ السجلات من الجمعية.
طلب العميل إنهاء إجراءات صفقة يستخدم فيها أقل قدر ممكن من المستندات.
علم الجمعية أن الأموال أو الممتلكات إيراد من مصادر غير مشروعة.
عدم تناسب قيمة أو تكرار التبرعات والعمليات مع المعلومات المتوفرة عن المشتبه به ونشاطه ودخله ونمط حياته وسلوكه.
انتماء العميل لمنظمة غير معروفة أو معروفة بنشاط محظور.
ظهور علامات البذخ والرفاهية على العميل وعائلته بشكل مبالغ فيه وبما لا يتناسب مع وضعه الاقتصادي (خاصة إذا كان بشكل مفاجئ).
المسؤوليات
تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين الذين يعملون تحت إدارة وإشراف الجمعية الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بمكافحة غسل الأموال وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى الإدارة المالية نشر الوعي في ذلك الخصوص وتزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها.
وتحرص الجمعية حال التعاقد مع متعاونين على التأكد من إتباعهم والتزامهم بقواعد مكافحة غسل الأموال و جرائم تمويل الإرهاب.

المراجع
اعتمد مجلس إدارة جمعية ساعد الخيرية هذه السياسة في اجتماعه رقم (   21 )  المنعقد يوم الثلاثاء الموافق 24/12/2019م  وتحل هذه اللائحة محل جميع السياسات واللوائح السابقة . 
 
نموذج اعتماد من مجلس الإدارة
 
                        الحمد لله  والصلاة والسلام على رسول الله صل الله عليه وسلم وبعد
فقد اطلع مجلس إدارة جمعية ساعد الخيرية في اجتماعه رقم (   21 )  المنعقد يوم الثلاثاء الموافق 24/12/2019م  على لائحة سياسة الاشتباه بعمليات الأموال وجرائم تمويل الإرهاب  بجمعية ساعد الخيرية  وقرر المجلس اعتمادها والعمل بموجبها .
تمّ الإطلاع واعتماد هذه السياسة و العمل بموجبها من تاريخ الاعتماد
سياسة إدارة المخاطر 
 
مقدمة :
من خلال التغيرات المتلاحقة في المجالات الاقتصادية والسياسية والاجتماعية التي ساهمت في بروز بيئة مفعمة بالخطر ، توجب على مؤسسات القطاع الثالث العمل على ضرورة تجنب المخاطر التي قد تواجهها أو الحد منها أو السيطرة عليها ، ومن هنا نشأت حاجة الجمعية إلى اعتماد سياسة واضحة لإدارة المخاطر التي قد تتعرض لها سواء في الجانب الإداري أو المالي او النشاط.
 
أولا : الغرض من إعداد سياسة إدارة المخاطر
توضح السياسة تعريف الخطر وإدارة المخاطر والغرض من إدارة المخاطر.
تفسر السياسة طريقة الجمعية الخاصة في إدارة المخاطر وتوثيق أدوار ومسئوليات الأطراف ذات العلاقة
تعتبر سياسة إدارة المخاطر جزءً من مهام الرقابة الداخلية للجمعية وترتيبات حوكمتها
تصف السياسة دور إجراء إدارة المخاطر في كامل نظام الرقابة الداخلية وتحديد إجراءات التقارير الرئيسية، وتشرح الإجراء الذي سيتم اتخاذه من أجل تقييم فعالية إجراءات الرقابة
الداخلية للجمعية.
 
ثانيا : تعريف الخطر وإدارة المخاطر 
يعرف الخطر
 بأنه أي شيء يمكن أن يعوق من مقدرة المؤسسة على تحقيق أهدافها، أو هو عبارة عن ربط بين احتمال وقوع حدث والآثار المترتبة على حدوثه.
يمكن تعريف إدارة المخاطر 
بأنه الإجراء أو الهيكل أو الثقافة المستخدمة لتحديد وتقييم والسيطرة على جوانب المخاطر التي قد تؤثر في مقدرة الجمعية على تحقيق أهدافها . 
تعتبر إدارة المخاطر أمرا ضروريا لاستمرار ونمو الجمعية
 بما يتوافق مع أهدافها الاستراتيجية، وليس إجراءاً الغرض منه تجنب المخاطر، وفي حال استخدامه بصورة سليمة فإنه يمكن للجمعية مواصلة أنشطتها بأعلى المعايير حيث أن المخاطر التي تم تحديدها وفهمها والسيطرة عليها بصورة جيدة فإن ما تبقى من المخاطر يصبح أقل حدة
 
 
  
 ثالثا : إدارة المخاطر وعلاقتها بالرقابة الداخلية
تعد إدارة المخاطر جزءً من نظام الرقابة الداخلية الذي يحتوي على عدد من العناصر التي تعمل مع بعضها على إيجاد طريقة تشغيل فعالة تساعد الجمعية على تحسين الأداء في
كافة الجوانب المالية والإدارية ، كما تعتبر إدارة المخاطر جزءً هاما وضروريا بالنسبة لعمل الجمعية وليس فقط مجرد مسألة التزام، تتطلب دورا نشطا أكثر منه مجرد ردة فعل .
 
تراعي إدارة المخاطر كافة عناصر الرقابة الداخلية مثل 
الاستراتيجيات والسياسات والإجراءات
خطط الجمعية وميزانيتها
 
رابعا : لجنة إدارة المخاطر ومهامها
تشكل لجنة لمراجعة إدارة المخاطر من كل من ( رئيس مجلس الإدارة  – نائب الرئيس  – المسئول المالي  -  المدير التنفيذي للجمعية  ) ،  وتتولى اللجنة المهام التالية 
إعداد خطة إدارة المخاطر بعد إجراء البحوث والدراسات المتعلقة بشأنها واعتمادها من مجلس إدارة الجمعية
 
تنفيذ الخطة الخاصة بإدارة المخاطر والرقابة الداخلية المعتمدة من قبل المجلس وضمان وضع الترتيبات المناسبة من أجل التأكد من أن المخاطر قد تم تحديدها وتقييمها وإدارتها
بطريقة فاعلة 
 
مراقبة المخاطر الكبيرة التي قد تهدد تحقيق الجمعية لأهدافها الاستراتيجية. وضمان توفر خطط لمراجعة كفاءة وفعالية إدارة المخاطر وقدرتها على تقديم تقييم سنوي لترتيبات
إدارة المخاطر بالجمعية .
الاستعانة بخدمات الاستشاريين الخارجيين في الجوانب التخصصية لعمليات الجمعية, واستخدام الاختصاصيين من الأطراف الخارجية من أجل تقديم الاستشارات النوعية وعمل
التقارير لزيادة موثوقية نظام الرقابة الداخلية .
تقوم لجنة المراجعة بإعداد تقرير حول مراجعتها لفعالية إدارة المخاطر بالجمعية وترتيبات الرقابة والحوكمة بصورة سنوية وإجازتها من مجلس الإدارة .
 
 
 خامسا : دور مجلس الإدارة 
اعتماد سياسة إدارة المخاطر الخاصة بالجمعية.
ضبط الإيقاع والتأثير على ثقافة إدارة المخاطر في الجمعية.
تحديد الطريقة المثلى للتعاطي مع المخاطر أو مستوى التعرض في الجمعية.
الموافقة على القرارات الهامة التي قد تؤثر على أداء الجمعية في مجال إدارة المخاطر.
اعتماد تقرير لجنة المراجعة لفعالية إدارة المخاطر بالجمعية وذلك بناء على المعلومات المقدمة بواسطة لجنة المراجعة
 
آلية عمل لجنة إدارة المخاطر بالجمعية
رصد مجموعة المخاطر التي تواجهها الجمعية
تصنيف مجموعة المخاطر التي تواجهها الجمعية 
التعامل المستمر مع هذه المخاطر ومحاولة الحد منها والسعي لإيجاد الحلول المناسبة لها 
رفع تقارير دورية لمجلس الادارة للمشاركة في الحد من هذه المخاطر

م

الاســــــــــــم

صفته بالجمعية

صفته بلجنة إدارة المخاطر

1

آسيا عبدالله آل الشيخ 

رئيس مجلس الإدارة

رئيساً

2

د. إبراهيم الزعاقي 

نائب الرئيس

  عضو  

3

د. بليغ علي 

أمين الصندوق

عضو

4

نوف سالم القحطاني 

        مدير تنفيذي

                          عضو






 
اللجنة المشرفة على إدارة المخاطر بالجمعية
المراجع 
اعتمد مجلس إدارة جمعية ساعد الخيرية هذه السياسة في اجتماعه رقم (   21 )  المنعقد يوم الثلاثاء الموافق 24/12/2019م  وتحل هذه اللائحة محل جميع السياسات واللوائح السابقة . 
 
نموذج اعتماد من مجلس الإدارة
 
                        الحمد لله  والصلاة والسلام على رسول الله صل الله عليه وسلم وبعد
فقد اطلع مجلس إدارة جمعية ساعد الخيرية في اجتماعه رقم ( 21 )  المنعقد يوم الثلاثاء الموافق 24/12/2019م  على لائحة سياسة إدارة المخاطر  بجمعية ساعد الخيرية  وقرر المجلس اعتمادها والعمل بموجبها .
تمّ الإطلاع واعتماد هذه السياسة و العمل بموجبها من تاريخ الاعتماد
 
وبالله التوفيق ,,,
 سياسة جمع التبرعات
مقدمة :
الغرض من هذه السياسة التعريف بالمبادئ والإرشادات الخاصة لجمع الموارد المالية من مختلف المصادر للجمعية.
النطاق :
تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة في جمع التبرعات والمسؤوليات المحددة لجامعي التبرعات ومانحيها، وفيما يتعلق باستخدام الأموال والمسؤولية عنها.
البيان :
تضمن الجمعية وكل ما يتبعها على أهمية  أن:
  تعمل على الدوام بطريقة تتسم بالعدالة والأمانة والاستقامة والشفافية.
 تلتزم  في جميع أنشطتها بقوانينها السارية ولوائحها ومبادئها وممارساتها.
  تلتزم الجمعية بجميع التعاميم والتعليمات الواردة لها من جهات الإشراف بخصوص جمع التبرعات والعمل بما ورد فيها من تعليمات وضوابط.  
  الامتناع عن استخدام الرسائل أو الرسوم والصور التي تستغل بؤس الإنسان  أو تمس بأي شكل من الأشكال بكرامته .
   لا يستغل منسوبي الجمعية موقعهم لتحقيق منفعة شخصية وعليهم ألا يقبلوا كتعويض سوى أجرهم أو الأتعاب المحددة لهم .
أن يكون  هناك توازن مناسب بين التكاليف والدخل والجودة .
يطبق نظام محاسبي معترف به لتتبع حركة التبرعات ومراقبتها. وإعداد تقارير دقيقة في حينه ونشرها علنا ، متضمنة المبالغ التي تم جمعها وكيفية إنفاقها والنسبة الصافية المخصصة للهدف أو للنشاط .
 
المسؤوليات
تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع الأفراد الذين يتولون جمع التبرعات من القطاع العام أو الخاص أو غير الربحي أو من المصادر الأخرى .
ويشجع أولئك الذين يُستخدمون لجمع التبرعات على توقيع مدونة القواعد الأخلاقية والسلوك المهني .
 سياسة جمع التبرعات
آلية جمع التبرعات 
  لا يتم القيام بحملات لجمع أي تبرعات نقدية أو عينية بأي طريقة كانت إلا بعد أخذ الإذن والموافقة من الجهات الرسمية .  
  توجد لدى الجمعية  حسابات مخصصة لكل مشروع حساب خاص به في البنوك المحلية  ، متاحة للمتبرعين فيها حساب التبرعات والصدقات والزكوات .  
تستقبل إدارة الجمعية الزكوات والتبرعات النقدية الواردة إليها عبر عدة وسائل منها   
التحويل المباشر من قِبل المتبرعين على حساباتها البنكية المعتمدة .  
الشيكات الواردة عبر البريد ويتم إيداعها  في حساباتهم البنكية .  
 المبالغ النقدية التي يتم استقبالها في مقر الجمعية والتي يتم استلامها بموجب سندات قبض مسلسلة باسم الجمعية ومعتمدة ويتم إيداعها أولاً بأول في حساباتها البنكية حسب نوع التبرع . 
المراجع 
اعتمد مجلس إدارة جمعية ساعد الخيرية هذه السياسة في اجتماعه رقم ( 21 )  المنعقد يوم الثلاثاء الموافق 24/12/2019م  وتحل هذه اللائحة محل جميع السياسات واللوائح السابقة . 
نموذج اعتماد من مجلس الإداره
 الحمد لله  والصلاة والسلام على رسول الله صل الله عليه وسلم وبعد
فقد اطلع مجلس إدارة جمعية ساعد الخيرية في اجتماعه رقم (   21 )  المنعقد يوم الثلاثاء الموافق 24/12/2019م  على لائحة سياسة جمع التبرعات بجمعية ساعد
الخيرية وقرر المجلس اعتمادها والعمل بموجبها .
تمّ الإطلاع واعتماد هذه السياسة و العمل بموجبها من تاريخ الاعتماد
وبالله التوفيق ,,,
سياسة قواعد السلوك 
مقدمة :
تتمثل هذه السياسة التعريف بالمبادئ والآداب والأخلاق الإسلامية المنبع الأساس لسلوك الفرد ، ونشر القيم ، مع تعزيز القيم المهنية والأخلاقية في علاقة الموظف مع زملائه ورؤسائه، والتي تندرج تحت إطار تنمية روح المسئولية ، والالتزام بها مع تعزيز ثقة العملاء بالخدمات التي تقدمها الجمعية ، والعمل على مكافحة الفساد بشتى صورة.
النطاق :
تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية.
البيان
أولاً: النزاهة:
لترفع عن كل ما يخل بشرف الوظيفة.
تخصيص وقت العمل لأداء الواجبات الوظيفية.
خدمة أهداف الجمعية التي يعمل بها وغايتها.
الإلمام بالأنظمة واللوائح وتطبيقها دون تجاوز أو إهمال.
التحلي بالنزاهة في أي تحقيق رسمي يشارك فيه أو دعوى قضائية.
اتخاذ الإجراءات الرسمية لضمان سرية المعلومات الشخصية للآخرين.
توخي الموضوعية في تصرفاته من خلال العمل بحيادية ودون تمييز.
ثانياً: الواجبات تجاه المستفيدين والعملاء
احترام حقوقهم ومراعاة مصالحهم دون استثناء والتعامل معهم بحسن ولباقة.
التجاوب معهم وفق السلوك السليم في كل الأعمال بما يتفق مع الأنظمة والتعليمات.
التعامل مع الوثائق والمعلومات الشخصية بسرية تامة وفقاً للأنظمة والتعليمات. 
ثالثاً: الواجبات تجاه الرؤساء والمرؤوسين
الى الموظف تنفيذ أوامر رؤسائه وفق هيكلة العمل والتسلسل الإداري ، دون مخالفة للأنظمة
الى الموظف التعامل مع زملائه باحترام ولباقة والمساهمة في بناء بيئة سليمة معهم
الى الموظف مشاركة آراءه بمهنية وموضوعية عالية
الموظف معني بتقديم المساعدة لزملائه في حل المشاكل التي تواجههم في مجال العمل
أن يكون الموظف قدوة حسنة لزملائه من حيث الالتزام بالأنظمة والتعليمات.
رابعاً : المحظورات العامة 
يحظر على العاملين إساءة استعمال السلطة الوظيفية واستغلال النفوذ، بقبول أو طلب الرشوة أو ارتكاب أي صورة من الصور المنصوص عليها في نظام مكافحة الرشوة.
يحظر على العاملين الجمع بين وظيفتين وممارسة أخرى دون الحصول على موافقة مسبقة بذلك.
يحظر على العاملين الاشتراك في الشكاوى الجماعية أو رفع شكاوى كيدية ضد أشخاص أو جهات.
يحظر على العاملين جمع الوثائق أو العينات أو المعلومات الشخصية عن أي شخص إلا أن تكون في إطار نظامي وضمن متطلبات العمل الضرورية.
يحظر على العاملين افشاء المعلومات السرية أو الوثائق أو المستندات التي تحمل طابع الأهمية والسرية والتي حصل عليها بسبب وظيفته حتى بعد انتهاء العلاقة التعاقدية معهم ما لم يكن الكشف عنها مسموحاً به صراحة بموجب الأنظمة.
يحظر على العاملين الإفصاح لوسائل الإعلام بأي مداخلة أو تعليق أو تصريح في موضوعات لازالت تحت الدراسة أو التحقيق، أو عبر أي من وسائل التواصل الاجتماعي.
يحظر على العاملين توجيه أي من النقد أو اللوم إلى المملكة أو أي حكومة خارجية، عبر أي وسيلة من وسائل الإعلام الداخلية أو الخارجية.
يحظر على العاملين إصدار أو نشر أو التوقيع على أي خطابات أو بيان يناهض سياسة المملكة أو يتعارض مع أنظمتها السياسية ومصالحها.
خامساً: الهدايا والامتيازات
يحظر على العاملين قبول الهبات أو الامتيازات أو الخدمات التي تعرض عليهم بشكل مباشر أو غير مباشر أو أي ميزة يكون لها تأثيراً على نزاهته.
يحظر على العاملين قبول أي تكريم أو هدية أو جائزة من أي جهات خارجية دون الحصول على موافقة رسمية من الجهة المشرفة.
يحظر على العاملين قبول أي تسهيلات أو خصومات على المشتريات الخاصة من الموردين الذين لديهم معاملات مع الجمعية.
سادساً: التعامل مع الانترنت
على العاملين الذين تتوافر لديهم إمكانية الوصول إلى شبكة الإنترنت الالتزام باستخدام الشبكة لأغراض العمل فقط .
يلتزم العاملين بشروط ومتطلبات حقوق الملكية الفكرية للبرامج والملفات.
يلتزم العاملين بعدم تحميل أي مواد مخلة بالآداب والأعراف أو أي نشاط غير نظامي يعاقب بموجبها .
سابعاً: مكافحة الفساد
يلتزم العاملين أن يفصحوا خطيا للجمعية عن أي حالة تعارض مصالح حالة أو محتملة، وأن لا يشارك في أي قرار يؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على ترسية أي عقد يكون أحد اقربائه طرف فيه.
يتوجب على العاملين الإبلاغ خطيا للقسم المعني عن أي تجاوز للأنظمة والتعليمات النافذة التي يطلع عليها خلال عمله، وإبلاغ الجهات المختصة عن أي فساد علم به أثناء وظيفته وذلك في سبيل جهود مكافحة الفساد. 
ثامناً: التزام الجهة للموظف 
على الإدارة التنفيذية في الجمعية تهيئة بيئة عمل آمنة وصحية للعاملين تلبي المتطلبات الأساسية لأداء عملهم، وتطبيق الأنظمة واللوائح والقرارات بعدالة وإنصاف دون تمييز 
المسؤوليات
تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين الذين يعملون تحت إدارة وإشراف الجمعية الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى إدارة الموارد البشرية نشر الوعي بثقافة ومبادئ السلوك الوظيفي وأخلاقيات الوظيفة للموظفين العاملين في الجمعية
 
المراجع  
اعتمد مجلس إدارة جمعية ساعد الخيرية هذه السياسة في اجتماعه رقم (   21 )  المنعقد يوم الثلاثاء الموافق 24/12/2019م  وتحل هذه اللائحة محل جميع السياسات واللوائح السابقة . 
 
 
 
 
 
 
نموذج اعتماد من مجلس الإدارة
 
                        الحمد لله  والصلاة والسلام على رسول الله صل الله عليه وسلم وبعد
فقد اطلع مجلس إدارة جمعية ساعد الخيرية في اجتماعه رقم (21)  المنعقد يوم الثلاثاء الموافق 24/12/2019م  على لائحة سياسة قواعد السلوك  بجمعية ساعد الخيرية  وقرر المجلس اعتمادها والعمل بموجبها .
تمّ الإطلاع واعتماد هذه السياسة و العمل بموجبها من تاريخ الاعتماد
 
وبالله التوفيق ,,,
سياسة مصفوفة الصلاحيات بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية
مقدمة
إن سياسة مصفوفة الصلاحيات بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية تعد مطلباً أساسياً من متطلبات ضوابط الرقابة الداخلية في الجمعية حيث أنها تعمل على تحديد المسئوليات والصلاحيات لشاغلي الوظائف الإدارية التنفيذية العليا لاعتماد القرارات والمعاملات في الجمعية، والتي من شأنها أن تعزز من ضبط وحوكمة مسارات تدفق المعاملات والإجراءات، لتمنع مخاطر الفساد والاحتيال.
النطاق
تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات وظيفية خاصة وفقاً للأنظمة.
البيان
أولاً: مصفوفة صلاحيات مجلس الإدارة:
اعتماد التوجيهات الأساسية والأهداف الرئيسية للجمعية والإشراف على تنفيذها.
اعتماد الأنظمة واللوائح والضوابط للرقابة الداخلية والإشراف عليها، وما يتبع ذلك من تحديد للمهام والاختصاصات والواجبات والمسؤوليات بين المستويات الوظيفية المختلفة.
وضع نظام للحوكمة خاص بالجمعية والإشراف العام عليه ومراقبة مدى فاعليته وتعديله إن دعت الحاجة، بما لا يتعارض مع ما تقرره جهة الإشراف على الجمعية.وضع واعتماد سياسة مكتوبة تنظم العالقة مع أصحاب المصالح من أجل حمايتهم وحفظ حقوقهم.
وضع واعتماد سياسة لتفويض وتنفيذ الأعمال المنوطة بالإدارة التنفيذية.
وضع واعتماد السياسات والإجراءات التي تضمن التزام الجمعية للأنظمة واللوائح والتزامها بالإفصاح عن المعلومات الجوهرية لأصحاب المصالح مع الجمعية.
اعتماد السياسات الداخلية المتعلقة بعمل الجمعية وتطويرها.
تحديد الصلاحيات والاختصاصات والمسؤوليات التي يتم تفويضها للإدارة التنفيذية، وإجراءات اتخاذ القرار ومدة التفويض. كما يحدد المجلس الموضوعات التي يحتفظ بصلاحية البت فيها.
وضع موجهات ومعايير عامة للاستثمارات.
إدارة الاستثمارات والأنشطة العقارية للجمعية.
تحديد التصور العام للمخاطر التي تواجه الجمعية.
مراجعة وتقييم أداء الرئيس/المدير التنفيذي وتوفير الدعم له.
الاعتمادات المالية والتوقيعات على أوامر الصرف والشيكات.
البت في التعيين والفصل لشاغلي الوظائف الإدارية العليا.
إقرار واعتماد الهيكل التنظيمي والتعديلات الطارئة عليه.
ثانياً: مصفوفة صلاحيات الإدارة التنفيذية:
القيادة المثلى لفريق العمل من خلال معايير مرحلية متطورة.
ربط الأهداف بالاستراتيجيات والخطط والتقييم الدوري.
رفع تقارير دورية لمجلس الإدارة بشأن ممارساتها للصلاحيات المفوضة بها.
رفع التقارير المالية ومشروع الموازنة التقديرية لاعتماده.
رفع التقويم الوظيفي للعاملين لاعتماده.
إصدار التعاميم والتعليمات الخاصة بسير العمل.
التوصية في التعيين للوظائف الشاغرة لاعتمادها.
رفع تقرير بإنهاء العقود الوظيفية للمجلس.
ثالثاً: الواجبات تجاه الرؤساء التواصل بين أعضاء المجلس والإدارة التنفيذية:
يتم توجيه الدعوة لعقد اجتماع من قبل رئيس المجلس أو أحد اللجان الفرعية عن المجلس.
عدم إلغاء أو تأجيل الاجتماعات المجدولة إلا بعد التنسيق والتشاور مع رئيس المجلس أو رئيس اللجنة.
لرئيس المجلس أن يدعو لاجتماع طارئ غير مجدول متى رأى ضرورة ذلك، أو بناءً على طلب من أعضاء المجلس.
أن يتم التنسيق بين رئيس المجلس وأمين السر والأعضاء والرئيس التنفيذي عند وضع جدول أعمال الاجتماع.
يتوجب على الإدارة التنفيذية تزويد مجلس الإدارة بتقرير شهري يتضمن أدائها.
أمين مجلس الإدارة هو جهة التواصل مع أعضاء مجلس الإدارة في الأمور المتعلقة 
بشؤون مجلس الإدارة، وفي حال غيابه يقوم مقامه مفوض من الإدارة التنفيذية ممن لهم علاقة وخبرة بأعمال المجلس بموجب توجيه من المدير التنفيذي بالقيام بالمهمة إلى حين عودة أمين المجلس.
لأعضاء مجلس الإدارة واللجان التواصل مع المدير التنفيذي والمدير المالي أو أي من أعضاء الإدارة التنفيذية عند الحاجة لذلك.
المسؤوليات
تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين والمنتسبين الذين يعملون تحت إدارة وإشراف الجمعية الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى الإدارة التنفيذية تزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها.
المراجع
اعتمد مجلس إدارة جمعية ساعد الخيرية هذه سياسة في اجتماعه رقم (   21 )  المنعقد يوم الثلاثاء الموافق 24/12/2019م  وتحل هذه اللائحة محل جميع السياسات واللوائح السابقة . 
 
 
نموذج اعتماد من مجلس الإدارة
 
                        الحمد لله  والصلاة والسلام على رسول الله صل الله عليه وسلم وبعد
فقد اطلع مجلس إدارة جمعية ساعد الخيرية في اجتماعه رقم ( 21 )  المنعقد يوم الثلاثاء الموافق 24/12/2019م  على سياسة مصفوفة الصلاحيات بين مجلس الادارة
والادارة التنفيذية  وقرر المجلس اعتمادها والعمل بموجبها .
 
تمّ الإطلاع واعتماد هذه السياسة و العمل بموجبها من تاريخ الاعتماد
 
وبالله التوفيق ,,,
 
سياسة خصوصية البيانات
مقدمة 
توجب سياسة خصوصية البيانات على كل من يعمل لصالح الجمعية (ويشمل أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذيين والموظفين والمستشارين والمتطوعين) المحافظة على خصوصية بيانات المانحين والمتبرعين والمتطوعين والمستفيدين وعدم مشاركتها لأي أحد إلا في نطاق ضيق جدا حسب ما سيوضح في الفقرات التالية. كما توجب السياسة استخدام البيانات الخاصة لأغراض الجمعية فقط بما تقتضيه المصلحة. 
النطاق
تطبق ھذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو مسؤولين تنفیذیین أو موظفين أو متطوعين أو مستشارین بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعیة.
البيانات
البيانات، هنا، تشمل أي بيانات عامة أو خاصة مثل البيانات الشخصية أو البريد الإلكتروني أو المراسلات أو أي بيانات أخرى تُقدَّم للجمعية سواء من المتطوعين، المانحين، المتبرعين أو المستفيدين من خدمات الجمعية.
الضمانات
تهدف هذه السياسة إلى توضيح إجراءات التعامل مع البيانات والمحافظة على خصوصيتها داخل الجمعية أو من خلال موقع الجمعية الإلكتروني.
تضمن الجمعية ما يلي:
أن تتعامل الجمعية مع جميع بيانات المتعاملين معها بسرية تامة ما لم يوافقوا على النشر.
لن تقوم ببيع أو مشاركة بيانات المتعاملين معها مع أي جهة أخرى دون إذنهم.
لن ترسل الجمعية أي إيميلات أو رسائل نصية للمتعاملين معها سواء بواسطتها أو بواسطة أي جهة اخرى دون إذنهم. 
أن تنشر الجمعية سياسة خصوصية البيانات على موقعها الإلكتروني، إن وجد، وأن تكون متوفرة عند الطلب مطبوعة أو إلكترونية.
أن يكون للجمعية سياسة خاصة بخصوصية البيانات للمواقع الإلكترونية.
  

نموذج لسياسة خصوصية البيانات للمواقع الإلكترونية
نشكرك أيها الزائر الكريم على زيارتك لموقعنا على الانترنت ونتعهد لك بالمحافظة على خصوصية بياناتك التي تزودنا بها من خلال الموقع. كما نلتزم لك بتوضيح سياستنا المتعلقة بخصوصية بياناتك وهي كما يلي:
  
من حقك معرفة كيفية استخدام البيانات التي تشاركها مع موقعنا الإلكتروني.
نلتزم بحماية حقوق جميع زوار ومستخدمي هذا الموقع ونلتزم بالحفاظ على سرية البيانات وقد أعددنا سياسة الخصوصية هذه للإفصاح عن النهج الذي نتبعه في جمع البيانات ونشرها على هذا الموقع الإلكتروني. 
نؤكد لك أن خصوصيتك تشكل لنا أولوية كبرى، وسوف لن نستخدم تلك البيانات إلا بالطريقة الملائمة للحفاظ على خصوصيتك بشكل آمن.
نؤكد لك أيضا أن الموقع لا يمارس أي أنشطة تجارية.
لا نقوم نهائياً بتبادل البيانات الشخصية مع أي جهة تجارية باستثناء ما يتم الإعلان عنه للمستخدم الكريم وبعد موافقته على ذلك. 
لا نقوم نهائياً باستخدام بيانات المستخدمين الكرام بإرسال رسائل ذات محتوى تجاري أو ترويجي.
قد نستخدم البيانات المسجلة في الموقع لعمل الاستبانات وأخذ الآراء بهدف تطوير الموقع وتقديم تجربة استخدام أكثر سهولة وفعالية للزوار والمستخدمين الكرام. كما يمكننا من التواصل معكم عند الحاجة في حالة رغبتكم في التبرُّع للمشاريع والأعمال الخيرية أو رغبتكم في الاطلاع على ما يستجد من المشاريع والأعمال الخيرية التي تقوم بها الجمعية حيث تساعدنا هذه البيانات في التواصل معك، والإجابة عن استفساراتك، وتنفيذ طلباتك قدر الإمكان.
لا نقوم بمشاركة هذه البيانات مع أطراف خارجية إلا إذا كانت هذه الجهات لازمة في عملية استكمال طلبك، ما لم يكن ذلك في إطار بيانات جماعية تُستخدم للأغراض الإحصائية والأبحاث، دون اشتمالها على أية بيانات من الممكن استخدامها للتعريف بك.
في الحالات الطبيعية يتمُّ التعامل مع البيانات والبيانات بصورة آلية (الكترونية) من خلال التطبيقات والبرامج المحدَّدة لذلك، دون أن يستلزم ذلك مشاركة الموظفين أو إطلاعهم على تلك البيانات.
وفي حالات استثنائية (كالتحقيقات والقضايا) قد يطّلع عليها موظفو الجهات الرقابية أو من يلزم اطلاعه على ذلك؛ خضوعًا لأحكام القانون وأوامر الجهات القضائية.
تنطبق سياسة الخصوصية هذه على كافّة الخدمات والتعاملات التي يتم إجراؤها على الموقع إلا في الحالات التي يتمُّ فيها النصُّ على خدمات أو تعاملات ذات خصوصية؛ فإنه يكون لها سياسةُ خصوصية منفصلة، وغير مدمجة بسياسة الخصوصية هذه.
على الرغم من ذلك قد يحتوي الموقع على روابط لمواقع إلكترونية أخرى تقع خارج سيطرتنا، ولا تغطيها سياسة الخصوصية هذه، في حال قمت بالوصول إلى مواقع أخرى من خلال استخدام الروابط 
المتاحة على موقعنا؛ فإنك ستخضع لسياسة الخصوصية المتعلِّقة بهذه المواقع، والتي قد تختلف عن سياسة الموقع؛ مما يتطلب منك قراءة سياسة الخصوصية المتعلِّقة بتلك المواقع.
هذه البوابة قد تحتوي على روابط إلكترونية لمواقع أو بوابات قد تستخدم طرقاً لحماية البيانات وخصوصياتها تختلف عن الطرق المستخدمة لدينا، ونحن غير مسؤولين عن محتويات وطرق وخصوصيات المواقع الأخرى التي لا تقع تحت استضافة موقع الوزارة وتتولى جهاتها مسؤولية حمايتها، وننصحك بالرجوع إلى إشعارات الخصوصية الخاصة بتلك المواقع.
في كل الأحوال لن نقوم بالبيع أو التأجير أو المتاجرة ببياناتك أو بياناتك لمصلحة أي طرف ثالث خارج هذا الموقع. وسنحافظ في كافَّة الأوقات على خصوصية كافة بياناتك الشخصية التي نتحصل عليها وسريتها.
نظرًا للتطوُّر الهائل في مجال التقنية، والتغيُّر في نطاق القوانين المتعلقة بالمجال الإلكتروني؛ فالموقع يحتفظ بالحقِّ في تعديل بنود سياسة الخصوصية هذه وشروطها في أي وقتٍ يراه ملائماً، ويتم تنفيذ التعديلات على هذه الصفحة، ويتم إخطاركم في حالة إجراء أية تعديلات ذات تأثير.
للحفاظ على بياناتك الشخصية، يتم تأمين التخزين الإلكتروني والبيانات الشخصية المرسلة باستخدام التقنيات الأمنية المناسبة.
يمكنك الاتصال بنا دائماً للإجابة عن استفساراتك بخصوص هذه السياسة من خلال وسائل التواصل الاجتماعيي